Über das zum 01.08.2022 in Kraft getretene neue Nachweisgesetz (NachwG) hatten wir bereits in unserem letzten Newsletter berichtet. Da uns zu diesem Gesetz zahlreiche weitere Fragen erreicht haben, geben wir Ihnen auch in diesem Newsletter noch ein paar Informationen an die Hand.
An sich ist dies ein nachvollziehbarer und einleuchtender Auftrag an den Arbeitgeber. Man sollte denken, dass die Informationsweitergabe im digitalen Zeitalter schnell und unproblematisch erfolgen kann.
„Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“, so lautet der entscheidende Satz in § 2 Abs.1 S.3 NachwG. Zusammen mit der Bestimmung, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen, eigenhändig zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen habe, ist der Weg mit Papier und Tinte vorgezeichnet. Die erforderliche „eigenhändige Unterzeichnung“ schließt nämlich auch ein Faksimile, mithin eine Kopie, aus.
Dies ist umso verwunderlicher, als dass das die Richtlinie, die mit der Novellierung der NachwG umgesetzt wurde, die elektronische Form ausdrücklich zulässt.
Das NachwG ist auch auf die Regelungen der bAV anwendbar. Denn zu den Kernbedingungen, über die der Arbeitgeber zu informieren hat, gehört auch die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts (§ 2 Abs.1 S.2 Nr.7 NachwG). Und bAV stellt ja eine Art der Vergütung dar.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einer betrieblichen Altersversorgung den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers mitzuteilen. Die Verpflichtung entfällt dann, wenn der Versorgungsträger selbst verpflichtet ist, diese Information zu geben.
Für die Direktversicherung, die Pensionskasse und den Pensionsfonds besteht diese Verpflichtung nicht. Der Arbeitgeber muss also selbst nicht tätig werden.
Lediglich beim Durchführungsweg Unterstützungskasse muss der Arbeitgeber die Informationen dem Versorgungsberechtigten mitteilen.
Erleichterungen beim Nachweis gibt es, wenn sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen aus Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ergeben. Dann genügt nach § 2 Abs.4 NachwG ein Hinweis auf diese kollektivrechtlichen Regelungen.
Vorsicht ist hingegen geboten, wenn es in einem Unternehmen lediglich eine Versorgungsordnung gibt. Diese hat nach der Rechtsprechung des BAG zwar einen kollektivrechtlichen Bezug, ist im Kern jedoch eine individualrechtliche Regelung. Damit entfällt für Versorgungsordnungen die Privilegierung.
Noch vor Inkrafttreten des Gesetzes kamen aus der Fachwelt Hinweise, dass das NachwG insbesondere bei Entgeltumwandlungsvereinbarungen zu unverhältnismäßigem Verwaltungsaufwand führen wird. Denn zahlreiche Unternehmen haben ihre Prozesse bereits digitalisiert. Daraufhin hat das BMAS in einem Schreiben folgenden Hinweis gegeben:
„Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, dazu zählt auch ‚die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts‘.
Der Arbeitgeber muss demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von dem Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das Nachweisgesetz ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.“
Haben Sie Fragen zum neuen NachwG? Gerne unterstützen wir Sie! Bei rechtlichen Fragen kontaktieren Sie den für Ihr Unternehmen zuständigen Arbeitgeberverband.
Artikel vom 30.03.2023 | Mehr wissen! Newsletter 2023/1
